TEORI ORGANISASI UMUM 2 (5 - 6)

PENGAMBILAN KEPUTUSAN DALAM ORGANISASI Latar belakang suatu keputusan Dalam pembahasan soal pengambilan keputusan maka sungguh mengesankan dan berfaedah meninjau setiap organisasi, perorangan, dan kelompok perorangan yang bersangkutan dari segi teori sistem. Dalam rangka teori istilah sistem berarti seperangkat unsur atau komponen yang terkait dalam berbagai bentuk hubungan. Perilaku sesuatu sistem ditentukan oleh hubungan antar unsurnya. Suatu organisasi, sebagai misal, dipandang sebagai suatu sistem yang terdiri atas beberapa perorangan, atau beberapa kelompok perorangan, atau terdiri atas beberapa bagian yang bekerja sama untuk mencapai seperangkat tujuan bersama. Maka perilaku dari organisasi itu untuk sebagian ditentukan oleh perilaku dari bagian-bagiannya serta dari hubungan antar-bagian. Sistem-sistem itu terdapat pada berbagai tingkatan. Pada tingkat jenjang bawah dalam suatu hirarki (tata-jenjang) masing-masing unsur dapat dipandang sebagai sistem-sistem tersendiri. Misalnya, masing-masing bagian dalam suatu organisasi menunjuk ciri-ciri sebagai suatu sistem lengkap. Pada tingkat yang lebih tinggi, organisasi aslinya dapat pula dipandang sebagai suatu unsur dalam sistem yang lebih luas. Tatanan jenjang semacam ini banyak dikenal dalam kehidupan sehari-hari. Tatanan ini muncul dalam beraneka bentuk kegiatan manusia. Dalam ungkapan umum tidak terdapat batas yang logis dalam proses pembagi-bagian sistem dalam unsur-unsurnya. Namun dalam praktek proses pembagi-bagian itu hanya dilanjutkan sejauh yang perlu berkenan dengan pertimbangan sesuatu soal. Dalam menghadapi perkembangan dan perubahan yang terjadi maka diperlukan pengambilan keputusan yang cepat dan tepat. Proses pengambilan keputusan yang cepat dan tepat dilakukan agar roda organisasi beserta administrasi dapat berjalan terus dengan lancar. Kegiatan pembuatan keputusan meliputi pengindentifikasian masalah, pencarian alternatif penyelesaian masalah, evaluasi daripada alternatif-alternatif tersebut, dan pemilihan alternatif keputusan yang terbaik. Dengan peningkatan kemampuan seseorang dalam pembuatan keputusan maka diharapkan dapat meningkatkan kualitas keputusan yang dibuatnya, sehingga akan meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja organisasi. Dalam tahap implementasi atau operasional dalam suatu organisasi, para manajer harus membuat banyak keputusan rutin dalam rangka mengendalikan usaha sesuai dengan rencana dan kondisi yang berlaku. Sedangkan dalam tahap pengawasan yang mencakup pemantauan, pemeriksaan, dan penilaian terhadap hasil pelaksanaan dilakukan untuk mengevaluasi pelaksanaan dari pembuatan keputusan yang telah dilakukan. Kegiatan yang dilakukan tersebut mencakup seluruh proses pengambilan keputusan dari mulai identifikasi masalah sampai dengan evaluasi dari pengambilan keputusan yang melibatkan seluruh elemen-elemen dalam administrasi sebagai suatu sistem organisasi. Pada akhirnya, kegiatan pengambilan keputusan yang cepat dan tepat merupakan bagian dari kegiatan administrasi dimaksudkan agar permasalahan yang akan menghambat roda organisasi dapat segera terpecahkan dan terselesaikan sehingga suatu organisasi dapat berjalan secara efisien dan efektif dalam rangka mencapai suatu tujuan organisasi. Definisi Pengambilan Keputusan Keputusan adalah hasil pemecahan masalah yang dihadapinya dengan tegas. Hal itu berkaitan dengan jawaban atas pertanyaan-pertanyaan mengenai ‘apa yang harus dilakukan’ dan seterusnya mengenai unsur-unsur perencanaan. Dapat juga dikatakan bahwa keputusan itu sesungguhnya merupakan hasil proses pemikiran yang berupa pemilihan satu diantara beberapa alternatif yang dapat digunakan untuk memecahkan masalah yang dihadapinya. Keputusan itu sendiri merupakan unsur kegiatan yang sangat vital. Jiwa kepemimpinan seseorang itu dapat diketahui dari kemampuan mengatasi masalah dan mengambil keputusan yang tepat. Keputusan yang tepat adalah keputusan yang berbobot dan dapat diterima bawahan. Ini biasanya merupakan keseimbangan antara disiplin yang harus ditegakkan dan sikap manusiawi terhadap bawahan. Keputusan yang demikian ini juga dinamakan keputusan yang mendasarkan diri pada human relations. Setelah pengertian keputusan disampaikan, kiranya perlu pula diikuti dengan pengertian tentang “pengambilan keputusan”. Pertama Pengambilan keputusan adalah inti dari manajemen dalam organisasi, yaitu hal yang dilakukan oleh ketua dalam suatu kegiatan yang dilakukan dalam organisasi untuk mengambil suatu tindakan atau pilihan yang harus dilakukan yang akan menghasilkan keputusan untuk kebaikan bersama (stephen P.Robbins: manajemen). Yang kedua, Terry, definisi pengambilan keputusan adalah pemilihan alternatif perilaku dari dua alternatif atau lebih ( tindakan pimpinan untuk menyelesaikan masalah yang dihadapi dalam organisasi yang dipimpinnya dengan melalui pemilihan satu diantara alternatif-alternatif yang dimungkinkan). Menurut Siagian pengambilan keputusan adalah suatu pendekatan terhadap hakikat suatu masalah, pengumpulan fakta-fakta dan data, penentuan yang matang dari alternatif yang dihadapi dan pengambilan tindakan yang menurut perhitungan merupakan tindakan yang paling tepat. Dari ketiga pengertian diatas maka dapat ditarik kesimpulan bahwa keputusan itu diambil dengan sengaja, tidak secara kebetulan, dan tidak boleh sembarangan. Masalahnya telebih dahulu harus diketahui dan dirumuskan dengan jelas, sedangkan pemecahannya harus didasarkan pemilihan alternatif terbaik dari alternatif yang ada.   Jenis-Jenis Keputusan Organisasi 1. Pengambilan Keputusan Berdasarkan Intuisi Keputusan yang diambil berdasarkan intuisi atau perasaan lebih bersifat subjektif yaitu mudah terkena sugesti, pengaruh luar, dan faktor kejiwaan lain. Sifat subjektif dari keputusuan intuitif ini terdapat beberapa keuntungan, yaitu : 1. Pengambilan keputusan oleh satu pihak sehingga mudah untuk memutuskan. 2. Keputusan intuitif lebih tepat untuk masalah-masalah yang bersifat kemanusiaan. Pengambilan keputusan yang berdasarkan intuisi membutuhkan waktu yang singkat Untuk masalah-masalah yang dampaknya terbatas, pada umumnya pengambilan keputusan yang bersifat intuitif akan memberikan kepuasan. Akan tetapi, pengambilan keputusan ini sulit diukur kebenarannya karena kesulitan mencari pembandingnya dengan kata lain hal ini diakibatkan pengambilan keputusan intuitif hanya diambil oleh satu pihak saja sehingga hal-hal yang lain sering diabaikan. 2. Pengambilan Keputusan Rasional Keputusan yang bersifat rasional berkaitan dengan daya guna. Masalah – masalah yang dihadapi merupakan masalah yang memerlukan pemecahan rasional. Keputusan yang dibuat berdasarkan pertimbangan rasional lebih bersifat objektif. Dalam masyarakat, keputusan yang rasional dapat diukur apabila kepuasan optimal masyarakat dapat terlaksana dalam batas-batas nilai masyarakat yang di akui saat itu. 3. Pengambilan Keputusan Berdasarkan Fakta Ada yang berpendapat bahwa sebaiknya pengambilan keputusan didukung oleh sejumlah fakta yang memadai. Sebenarnya istilah fakta perlu dikaitkan dengan istilah data dan informasi. Kumpulan fakta yang telah dikelompokkan secara sistematis dinamakan data. Sedangkan informasi adalah hasil pengolahan dari data. Dengan demikinan, data harus diolah lebih dulu menjadi informasi yang kemudian dijadikan dasar pengambilan keputusan. Keputusan yang berdasarkan sejumlah fakta, data atau informasi yang cukup itu memang merupakan keputusan yang baik dan solid, namun untuk mendapatkan informasi yang cukup itu sangat sulit. 4. Pengambilan Keputusan Berdasarkan Pengalaman Sering kali terjadi bahwa sebelum mengambil keputusan, pimpinan mengingat-ingat apakah kasus seperti ini sebelumnya pernah terjadi. Pengingatan semacam itu biasanya ditelusuri melalui arsip-arsip penhambilan keputusan yang berupa dokumentasi pengalaman-pengalaman masa lampau. Jika ternyata permasalahan tersebut pernah terjadi sebelumnya, maka pimpinan tinggal melihat apakah permasalahan tersebut sama atau tidak dengan situasi dan kondisi saat ini. Jika masih sama kemudian dapat menerapkan cara yang sebelumnya itu untuk mengatasi masalah yang timbul. Dalam hal tersebut, pengalaman memang dapat dijadikan pedoman dalam menyelesaikan masalah. Keputusan yang berdasarkan pengalaman sangat bermanfaat bagi pengetahuan praktis. Pengalaman dan kemampuan untuk memperkirakan apa yang menjadi latar belakang masalah dan bagaimana arah penyelesaiannya sangat membantu dalam memudahkan pemecaha masalah. 5. Pengambilan Keputusan Berdasarkan Wewenang Banyak sekali keputusan yang diambil karena wewenang (authority) yang dimiliki. Setiap orang yang menjadi pimpinan organisasi mempunyai tugas dan wewenang untuk mengambil keputusan dalam rangka menjalankan kegiatan demi tercapainya tujuan organisasi yang efektif dan efisien. Keputusan yang berdasarkan wewenang memiliki beberapa keuntungan. Keuntungan-keuntungan tersebut antara lain : banyak diterimanya oleh bawahan, memiliki otentisitas (otentik), dan juga karena didasari wewenang yang resmi maka akan lebih permanent sifatnya. Keputusan yang berdasarkan pada wewenang semata maka akan menimbulkan sifat rutin dan mengasosiasikan dengan praktik dictatorial. Keputusan berdasarkan wewenang kadangkala oleh pembuat keputusan sering melewati permasahan yang seharusnya dipecahkan justru menjadi kabur atau kurang jelas. Jenis-jenis pengambilan keputusan Gaya Direktif Pembuat keputusan gaya direktif mempunyai toleransi rendah pada ambiguitas, dan berorienytasi pada tugas dan masalah teknis. Pembuat keputusan ini cenderung lebih efisien, logis, pragmatis dan sistematis dalam memecahkan masalah. Pembuat keputusan direktif juga berfokus pada fakta dan menyelesaikan segala sesuatu dengan cepat. Mereka berorientasi pada tindakan, cenderung mempunyai fokus jangka pendek, suka menggunakan kekuasaan, ingin mengontrol, dan secan menampilkan gaya kepemimpinan otokratis. Gaya Analitik Pembuat keputusan gaya analitik mempunyai toleransi yang tinggi untuk ambiguitas dan tugas yang kuat serta orientasi teknis. Jenis ini suka menganalisis situasi; pada kenyataannya, mereka cenderung terlalu menganalisis sesuatu. Mereka mengevaluasi lebih banyak informasi dan alternatif darpada pembuat keputusan direktif. Mereka juga memerlukan waktu lama untuk mengambil kepuputusan mereka merespons situasi baru atau tidak menentu dengan baik. Mereka juga cenderung mempunyai gaya kepemimpinan otokratis. Gaya Konseptual Pembuat keputusan gaya konseptual mempunyai toleransi tinggi untuk ambiguitas, orang yang kuat dan peduli pada lingkungan sosial. Mereka berpandangan luas dalam memecahkan masalah dan suka mempertimbangkan banyak pilihan dan kemungkinan masa mendatang. Pembuat keputusan ini membahas sesuatu dengan orang sebanyak mungkin untuk mendapat sejumlah informasi dan kemudian mengandalkan intuisi dalam mengambil keputusan. Pembuat keputusan konseptual juga berani mengambil risiko dan cenderung bagus dalam menemukan solusi yang kreatif atas masalah. Akan tetapi, pada saat bersamaan, mereka dapat membantu mengembangkan pendekatan idealistis dan ketidakpastian dalam pengambilan keputusan. Gaya Perilaku Pembuat keputusan gaya perilaku ditandai dengan toleransi ambiguitas yang rendah, orang yang kuat dan peduli lingkungan sosial. Pembuat keputusan cenderung bekerja dengan baik dengan orang lain dan menyukai situasi keterbukaan dalam pertukaran pendapat. Mereka cenderung menerima saran, sportif dan bersahabat, dan menyukai informasi verbal daripada tulisan. Mereka cenderung menghindari konflik dan sepenuhnya peduli dengan kebahagiaan orang lain. Akibatnya, pembuat keputusan mempunyai kesulitan untuk berkata 'tidak' kepada orang lain, dan mereka tidak membuat keputusan yang tegas, terutama saat hasil keputusan akan membuat orang sedih. Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Pengambilan Keputusan Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam pengambilan keputusan menurut Terry, yaitu : Hal-hal yang berwujud maupun yang tidak berwujud, yang emosional maupun yang rasional perlu diperhitungkan dalam pengambilan keputusan. Setiap keputusan harus dapat dijadikan bahan untuk mencapai tujuan organisasi. Setiap keputusan jangan berorientasi pada kepentingan pribadi, tetapi harus lebih mementingkan kepentingan organisasi. Jarang sekali pilihan yang memuaskan, oleh karena itu buatlah altenatif-alternatif tandingan. Pengambilan keputusan merupakan tindakan mental dari tindakan ini harus diubah menjadi tindakan fisik. Pengambilan keputusan yang efektif membutuhkan waktu yang cukup lama. Diperlukan pengambilan keputusan yang praktis untuk mendapatkan hasil yang lebih baik. Setiap keputusan hendaknya dilembagakan agar diketahui keputusan itu benar. Setiap keputusan merupakan tindakan permulaan dari serangkaian kegiatan mata rantai berikutnya. Proses Pengambilan Keputusan Sifat dan wujud proses pengambilan keputusan telah ditelaah secara intensif dalam beberapa tahun terakhir ini. Kesimpulan yang diperoleh dari masing-masing karya telah berbeda-beda dalam sejumlah aspeknya. Namun semua studi itu sama-sama berpendapat bahwa pengambilan keputusan merupakan suatu proses yang mencakupi beberapa tahap yang saling terjalin, dan bukanlah merupakan suatu perbuatan terpisah. Salah satu pengarang pertama yang melukiskan proses pengambilan keputusan itu sebagai serangkaian tahap ialah John Deway. Dalam karya yang dikarangnya pada tahum 1910 dia mengemukakan bahwa proses pemecahan masalah dapat dipandang terdiri atas tiga tahap, yaitu sebagai jawaban atas tiga pertanyaan: 1. Apakah masalahnya? 2. Bagaimana masing-masing alternatifnya? 3. Alternatif yang manakah yang lebih unggul? Beberapa model lainnya mengenai proses pengambilan keputusan mengikuti pendekatan umum seperti yang disarankan oleh Dewey. Mungkin yang paling terkenal ialah model Herbert A. Simon. Model ini terdiri atas tiga tahap, yang dapat diperincikan sebagai berikut: Intelijen : Lingkungan intern dan ekstern dari pengambil keputusan di selidiki untuk menemukan kondisi yang memerlukan keputusan, lalu dikumpulkan informasi tentang aneka kondisi itu. Disain : Berbagai macam tindakan yang tersedia pada para pengambil keputusan itu ditetapkan lalu dianalisis setelah berhasil melacak problematik pemecahan potensial bagi masing-masing masalah keputusan. Pilihan : Salah satu langkah tindakan itu dipilih untuk dilaksanakan atas dasar penilaian tentang keefektifannya guna mencapai sasaran. Dalam suatu karya kemudian Simon menambahkan tahap yang keempat yang disebutnya tahap peninjauan (review). Tahap peninjauan itu mencakupi suatu proses penilaian terhadap pilihan-pilihan yang terdahulu, untuk mempertimbangkan kemungkinana penyesuaian terhadap pendekatan yang telah diterapkan sebagai persiapan untuk kegiatan pengambilan keputusan selanjutnya. Tahap keempat ini merupakan suatu penyesuaian terhadap teknik-teknik pengambilan keputusan umumnya, dan bukan merupakan bagian dari proses yang diterapkan terhadap suatu situasi keputusan khas tertentu. Suatu uraian yang lebih terperinci mengenai proses pengambilan keputusan telah dikemukakan oleh Eilon dalam makalahnya yang bermaksud menjajaki berbagai aspek tentang wujud dan sifat keputusan. Proses keputusan yang dilukiskan oleh Eilon itu terdiri atas delapan tahap, yang dapat diperincikan secara singkat sebagai berikut : 1. Masukan (input) informasi 2. Analisis dari informasi yang tersedia 3. Spesifikasi tolok ukur dari prestasi dan biaya 4. Pembuatan model tentang situasi keputusan 5. Perumusan beraneka alternatif (atau strategi) yang tersedia bagi para pengambil keputusan 6. Peramalan mengenai hasil dari masing-masing alternatif 7. Perincian kriteria pilihan di antara berbagai alternatif 8. Penjelasan pemecahan situasi keputusan Model Simon maupun Eilon kedua-keduanya menyajikan suatu kerangka awal untuk mempertimbangkan proses keputusan dan memberi gambaran tentang urutan tindakan yang perlu dilakukan sebelum situasi keputusannya dapat diselesaikan. Dalam praktek, langkah-langkah tahapan itu dapat berlangsung dengan urutan yang agak menyimpang. Ada yang berlangsung secara implisit, dan ada pula yang berlangsung secara serentak. Lagipula proses keputusannya acapkali terdiri atas serentetan pengulangan dari sebagian atau seluruh langkah yang telah diperincikan, dan bukan berlangsung sekali dalam proses yang mencakupi serentetan tahap. Referensi : K. J Radford Analisis Keputusan Manajemen (MODERN MANAGERIAL DECISION MAKING) N. Howard, Paradoxes of Rationality, the MIT Press, 1971. K. J Radford, Managerial Decision Making, Reston, 1975. Wahjono Sentot, Imam. Perilaku Organisasi. Yogyakarta : Graha Ilmu. 2010. Kasim, Azhar. Teori Pembuatan Keputusan. Jakarta : Lembaga Penerbit FE UI. 1995 Syamsi, Ibnu. Pengambilan Keputusan (Decision Making). Jakarta : Bina Aksara. 1989 www.antaranews.com diakses Senin, 16 November 2009 P.Robbins, Stephen & Mary Coulter. 2005. Management, eight edition. Erlangga: Jakarta